Bij een kantoor dat uren verkoopt, is de urenregistratie geen administratieve bijzaak. Het is de bron van de facturatie, de bezetting en het onderhanden werk. Alles wat daar niet klopt, komt drie keer terug.
Vraag de gratis quickscan aanEen uur dat verkeerd is weggeschreven, is niet alleen een verkeerd uur. Het staat op de verkeerde klant, valt in de verkeerde periode, verstoort het onderhanden werk en duikt uiteindelijk op in een factuur waar iemand vragen over stelt.
Het bijzondere aan deze sector is dat de mensen die de uren invoeren precies de mensen zijn die daar het minste tijd voor hebben. Elke extra klik in het invoerscherm kost je meer dan bij een organisatie waar één administratief medewerker het werk doet.
Daarbij staat het ERP-systeem bij kantoren zelden alleen. Er zijn vaktoepassingen voor samenstellen, aangiftes en dossiers, en de vraag is telkens welke waarheid leidend is. Wie dat niet afspreekt, krijgt twee administraties die langzaam uit elkaar lopen.
Ik kijk mee met iemand die zijn week wegschrijft en haal eruit wat overbodig is. Als invoeren minder moeite kost, wordt het vaker en beter gedaan, en daar hangt de rest aan.
Veel gedoe komt voort uit een indeling die ooit voor één klantsoort is bedacht. Ik richt de structuur in naar hoe jullie opdrachten nu werkelijk lopen.
Ik loop een factuurronde mee en noteer elke handmatige ingreep. Die lijst is meestal korter dan verwacht en verklaart bijna alle vertraging.
Bij koppelingen met vaktoepassingen leggen we vast welk systeem waarover gaat. Dat voorkomt dat twee administraties allebei een beetje gelijk hebben.
Vraag de quickscan aan. Ik loop de ronde met je door en laat zien waar het handwerk zit.
Vraag de gratis quickscan aanAls er een release aankomt die iets verandert, of als ik iets tegenkom waar je wat aan hebt. Geen vaste frequentie, en afmelden kan met één klik.
