Voelt het medewerkersportaal voor medewerkers als een extern systeem? Een eigen huisstijl met logo, kleuren en iconen zorgt voor herkenning en bredere acceptatie.
Loop je weleens langs een bureau waar iemand het medewerkersportaal open heeft staan? Dan zie je het meteen: een grijsblauw scherm dat net zo goed bij een willekeurig ander bedrijf open zou kunnen staan. Geen logo dat opvalt, geen kleur die iemand herkent. Functioneel, zeker. Maar van wie is dit portaal eigenlijk?
Bij de inrichting van het medewerkersportaal wordt vaak gekozen voor de standaardweergave. Die werkt, dus daar blijft het bij. Wat daarbij onderbelicht blijft: een portaal dat er precies hetzelfde uitziet als bij de buren, voelt ook zo. En dat heeft direct gevolgen voor hoe medewerkers ermee omgaan.
Dat maakt een eigen huisstijl in het medewerkersportaal geen kwestie van smaak, maar van acceptatie. En anders dan veel bedrijven denken, is dat prima te realiseren binnen het systeem.
Een verlofaanvraag indienen, een verzuimmelding doen, de laatste mededeling van de directie lezen: dat gebeurt allemaal in het medewerkersportaal. Maar praat je met medewerkers, dan hoor je zelden "ik open even ons portaal". Vaker is het "ik moet nog in dat systeem kijken".
Dat verschil in taalgebruik is klein, maar veelzeggend. Het systeem wordt niet ervaren als een eigen werkomgeving, maar als iets extern dat toevallig ook bij het werk hoort. Voor een pakket waar HR-processen, communicatie en zelfs prikbordberichten doorheen lopen, is dat geen wenselijke uitgangspositie.
Hier zit een misverstand dat ik vaak tegenkom. Bij de inrichting wordt vaak al gekozen voor de eigen huisstijlkleuren: het logo staat erop, de basiskleur is aangepast. Functioneel is dat voldoende. Maar de look en feel blijft toch die van de leverancier zelf.
Denk aan de standaardiconen, de opbouw van het dashboard en de manier waarop prikbordberichten worden getoond. Dat zijn allemaal onderdelen die door de standaardinrichting heen blijven schemeren, ook als het logo en de kleuren kloppen. Het resultaat is een portaal dat op je eigen huisstijl lijkt, maar er niet naar aanvoelt. En dat verschil merken medewerkers, ook al kunnen ze niet altijd benoemen waar het aan ligt.
Als ik dit onderwerp aansnijd bij klanten, krijg ik bijna altijd dezelfde reactie: kan dat wel, een eigen uitstraling binnen het systeem? Het idee bestaat dat je vastzit aan wat de software standaard aanbiedt, en dat verdergaande personalisatie niet mogelijk is of buiten het systeem om zou moeten.
Dat beeld klopt niet. Binnen de mogelijkheden die de software biedt, is een stuk meer maatwerk haalbaar dan de meeste bedrijven denken. Je hoeft er geen concessies voor te doen aan de werking van het portaal, en je blijft binnen de kaders die de leverancier stelt. Het is geen kwestie van kunnen, maar van weten hoe.
Vaak is dat misverstand ook nooit echt getoetst. Er wordt bij de inrichting gekozen voor wat er standaard klaarstaat, en niemand stelt daarna nog de vraag of het ook anders kan. Zo blijft een aanname jarenlang overeind staan, terwijl een half uur uitzoekwerk had volstaan om te zien wat er wél mogelijk is.
Om het minder abstract te maken, een paar onderdelen die je daadwerkelijk naar je eigen huisstijl kunt vertalen.
Dit is meestal het startpunt, en ook het meest zichtbare onderdeel. Logo, kleurstelling en typografie kun je laten aansluiten op wat medewerkers al kennen van intranet, e-mailhandtekeningen of drukwerk. Consistentie hierin is precies wat herkenning oplevert.
Minder vanzelfsprekend, maar minstens zo bepalend voor de beleving: de iconen die medewerkers dagelijks zien bij verlof, verzuim, declaraties en andere onderdelen. Standaardiconen ogen generiek. Iconen in je eigen stijl en kleuren maken het portaal meteen herkenbaarder, ook op momenten dat iemand er even snel doorheen scrolt.
Een onderdeel dat vaak wordt vergeten, terwijl het juist veel zichtbaarheid krijgt. Mededelingen, aankondigingen en nieuws van de organisatie verschijnen op het prikbord. Als dat onderdeel er anders uitziet dan de rest van je communicatie, valt dat op, en niet in positieve zin.
Bij klanten waar ik dit heb doorgevoerd, zag ik telkens hetzelfde effect: bredere acceptatie onder medewerkers. Geen enorme sprong van niet-gebruikt naar veelgebruikt, maar wel een merkbaar verschil in hoe vanzelfsprekend het portaal wordt ingezet.
Dat is ook logisch. Mensen gebruiken makkelijker iets waarin ze hun eigen organisatie herkennen dan iets dat aanvoelt als een extern systeem dat erbij is gezet. Voor HR-managers betekent dit minder gemopper over "dat systeem" en meer vanzelfsprekend gebruik van de processen die je er juist voor hebt ingericht.
Dat werkt ook de andere kant op. Een verlofproces of verzuimmelding die soepel loopt, wordt nog weleens toegeschreven aan "het systeem". Een portaal dat overduidelijk van je eigen organisatie is, krijgt eerder het voordeel van de twijfel als er iets net niet lekker loopt, simpelweg omdat het als "van ons" wordt gezien in plaats van als iets waar de organisatie part noch deel aan heeft.
Een eigen huisstijl in het medewerkersportaal doorvoeren is geen kwestie van alles in een keer omgooien. In grote lijnen ziet de aanpak er als volgt uit:
Precies bij de derde stap loopt het vaakst vast, simpelweg omdat de mogelijkheden binnen het systeem niet altijd bekend zijn. Dat is dan ook het punt waarop ik meestal aanschuif.
Loop deze vragen na om te zien waar je nu staat:
Bij twee of meer keer "nee" of "weet ik niet" is er waarschijnlijk winst te behalen.
Een eigen huisstijl in het medewerkersportaal is meer dan een cosmetische ingreep. Het bepaalt of medewerkers een portaal ervaren als hun eigen werkomgeving, of als iets externs dat toevallig bij de software hoort. Logo en kleuren zijn een begin, maar iconen en prikbordberichten maken het verschil compleet. En anders dan vaak gedacht, is dit binnen de mogelijkheden van het systeem prima te realiseren, mits je weet hoe.
Benieuwd hoe jouw medewerkersportaal eruit zou zien met jullie eigen huisstijl? Ik denk graag met je mee in een kort gesprek en laat je aansluitend gratis een voorbeeld zien van hoe dat er in jouw omgeving uit kan komen te zien. Neem contact op, of vraag eerst een gratis quickscan aan.
In een half uur bellen hoor ik meestal al waar het misgaat. De quickscan kost je niets en levert mijn bevindingen op papier op.
Vraag de gratis quickscan aanAls er een release aankomt die iets verandert, of als ik iets tegenkom waar je wat aan hebt. Geen vaste frequentie, en afmelden kan met één klik.
