Waarom het verlofsaldo in het medewerkersportaal anders is dan in de backoffice

Dit is een van de meldingen die bij elke beheerklant vroeg of laat langskomt. Een medewerker kijkt in het medewerkersportaal of in de mobiele app, ziet een verlofsaldo, en belt de salarisadministratie omdat het getal niet klopt met wat daar op het scherm staat. Vervolgens komt de vraag bij jou terecht.

In verreweg de meeste gevallen is er niets stuk. De backoffice, het medewerkersportaal en de mobiele app rekenen het saldo op een net iets andere manier uit, en dat verschil zie je pas als iemand ze naast elkaar legt. Hieronder de drie oorzaken die ik in de praktijk tegenkom, in de volgorde waarin ik ze controleer.

Oorzaak 1: aanvragen die nog in de workflow staan

Dit is de verklaring die het vaakst blijkt te kloppen. De backoffice rekent in het verlofsaldo alleen met verlofaanvragen die zijn geaccordeerd. Een aanvraag die nog bij een leidinggevende ligt, telt in de backoffice dus nog niet mee.

Het medewerkersportaal en de mobiele app doen dat wel. Daar wordt een aanvraag die nog in behandeling is alvast van het saldo afgetrokken, zodat een medewerker niet drie keer hetzelfde verlof aanvraagt terwijl hij op goedkeuring wacht.

Het gevolg: als er nog aanvragen open staan, ziet de medewerker een lager saldo dan jij. Precies zoveel lager als het aantal uren dat nog in de workflow hangt. Dat is meteen de controle. Tel de openstaande aanvragen bij het saldo in het medewerkersportaal op en kijk of je dan op het getal uit de backoffice uitkomt. Zo ja, dan is het opgelost en hoef je niets te wijzigen.

Zit er nog steeds een gat, en staan er aanvragen open die er al weken staan, dan heb je een ander probleem: een vastgelopen workflow. Daarover schreef ik waar je kijkt als een aanvraag blijft hangen.

Oorzaak 2: een samengesteld verloftype

Veel organisaties werken met samengestelde verloftypes: wettelijk en bovenwettelijk verlof samen onder een noemer, of een type dat meerdere potjes bij elkaar optelt zodat een medewerker maar naar een getal hoeft te kijken.

De backoffice toont het saldo per afzonderlijk verloftype. Op het samengestelde type zelf zie je daar geen saldo. Het medewerkersportaal en de mobiele app tonen dat wel, want daar is het samengestelde type juist bedoeld om de medewerker het rekenwerk uit handen te nemen.

Als de medewerker dus een totaal noemt dat jij in de backoffice nergens terugvindt, kijk dan eerst of het om een samengesteld type gaat. Grote kans dat jij naar de losse onderdelen zit te kijken en hij naar de optelsom.

Oorzaak 3: de mobiele app toont een potje, niet het geheel

De mobiele app laat het saldo per verloftype zien en begint bij het type dat als voorkeur is ingesteld in de instellingen van de app. Wie op zijn telefoon kijkt en niet doorklikt, ziet dus een deel van het verhaal.

Dit is de oorzaak die het meest onschuldig is en het vaakst tot verwarring leidt, omdat een medewerker niet doorheeft dat er nog een scherm achter zit. Als de melding via de telefoon binnenkomt en niet via het medewerkersportaal, controleer dit dan eerst.

De controle in vijf minuten

• Vraag waar de medewerker het gezien heeft: de mobiele app, het medewerkersportaal of een uitdraai van de salarisadministratie. Deze vraag scheelt de helft van het zoekwerk.
• Open de verlofaanvragen van deze medewerker en kijk of er nog iets in de workflow staat. Tel die uren bij het saldo op.
• Kijk of het gaat om een samengesteld verloftype of om een los type.
• Controleer of het verlofjaar waarover het gaat wel geopend is. Een saldo voor volgend jaar is niet zichtbaar zolang dat jaar nog niet klaarstaat, en dan kan een medewerker er ook niets op boeken.
• Pas als geen van deze vier het verschil verklaart, ga je naar de inrichting kijken.

Wanneer het wel echt aan de inrichting ligt

Blijft er een verschil over dat je niet kunt terugleiden naar een van bovenstaande punten, dan zit het meestal in een van deze hoeken:

• Een gewijzigde deeltijdfactor. Iemand gaat van vier naar vijf dagen. De opbouw verandert vanaf dat moment, maar wat er tot dan toe is opgebouwd niet. Als iemand het hele jaar op de nieuwe factor doorrekent, kom je op een ander getal uit.
• Handmatige verlofcorrecties. Die zijn prima, maar ze zijn zelden gedocumenteerd. Als niemand meer weet waarom er ooit acht uur is bijgeboekt, gaat niemand het saldo nog vertrouwen.
• Vervaltermijnen die niet meelopen. Wettelijk verlof vervalt op een ander moment dan bovenwettelijk. Loopt dat in de inrichting door elkaar, dan verdwijnen er uren op een moment dat niemand verwacht.
• Uren die van buiten komen. Werkt er een roosterpakket of een tijdregistratie mee, dan is de vraag niet of het saldo klopt, maar of beide systemen dezelfde uren hebben gezien.

Waar ik zelf op let

Een verlofsaldo waar mensen aan twijfelen wordt duur, ook als het klopt. Iedere keer dat een medewerker belt, is iemand op de administratie een half uur kwijt aan uitzoekwerk dat vier keer per jaar hetzelfde is.

Wat daar het meest aan helpt is vastleggen hoe het saldo tot stand komt: welke verloftypes er zijn, welke daarvan samengesteld zijn, wanneer wat vervalt en wie correcties mag boeken. Dat is een middag werk en het scheelt daarna elk jaar dezelfde discussie.

Loopt dit bij jullie ook al een tijd? Dan kijk ik in de gratis quickscan met je mee in je eigen omgeving en zet ik op papier waar het verschil vandaan komt.